Bagi pekerja ekspor/impor yang dibelakang meja, tentunya kurang begitu mengerti step by step Proses Clearance Export dilapangan. Nah kali ini aku akan bahas dari sisi Freight Forwarder/Custom Broker. Yang pertama akan aku kupas adalah proses Ekspor FCL (Full Container Load).
Step by Step Custom Clearance Ekspor FCL
Persiapan Dokumen
- Mendapatkan SI (shipping Instruction), Invoice, Packing List dari Eksportir/Shipper/Pengirim Barang.
- Membuat SI Out ke Pelayaran (SI atas nama Custom Broker)
- Setelah SI diterima oleh pelayaran maka pelayaran akan me-realease Booking Confirmation atau bisa juga disebut DO (Delivery Order). Fungsi DO adalah sebagai surat jalan/surat ijin untuk pengambilan container kosong di Depo yang ditunjuk oleh pelayaran.
- DO lalu dikirim ke divisi trucking, yang akan dilanjut dengan proses pengambilan container ke depo.
- Container kosong dikirim ke gudang shipper/eksportir untuk melakukan proses stuffing.
Yang perlu diperhatikan adalah, saat pertama kali menerima SI dari eksportir, perhatikan tanggal stuffing yang tertera di SI. Tanggal stuffing menunjukan ketersediaan barang yang sudah siap untuk di ekspor. Lalu cari jadwal kapal yang berdekatan dengan tanggal stuffing. Jika salah memilih jadwal kapal, bisa jadi cargo akan ketinggalan kapal yang berimbas pada Notul PEB atau cargo akan terlalu lama menunggu kapal, yang berimbas pada pembengkakan biaya storage dan munculnya biaya detention.
Proses PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang)
PEB dibuat dengan menggunakan computer yang sudah terintegrasi dengan dengan sistem DJBC melalui EDI (Electronic Data Interchange). Dalam website resminya
EDII dijelaskan sebagai Transmisi data terstrukstur antar organisasi secara elektronik.
Apa saja yang diperlukan untuk membuat PEB ? Invoice, Packing List, DO, SI. Idealnya, setelah kita menerima dokumen tersebut, PEB sudah bisa langsung di draft.
Kapan sebaiknya kita melakukan Transfer PEB ? Jika kita sudah tahu bahwa eksportir dan kargo masuk jalur hijau, maka transfer bisa dilakukan setelah armada trailer berangkat menuju DEPO untuk proses pengambilan container. Jika Jalur merah prosesnya lain lagi.
Proses transfer PEB sudah selesai, lalu kita menunggu respon dari Dirjen Bea dan Cukai yang akan dikirim ke komputer melalui system EDI.
Jika jalur hijau, maka respon yang didapatkan adalah NPE (Nota Pemberitahuan Ekspor). Yang artinya, kargo sudah dijiinkan oleh custom untuk keluar dari wilayah pabean indonesia.
Proses Pembuatan Surat Survey
Surat Survey diperlukan untuk memastikan tujuan dan jalur perjalanan kapal yang akan digunakan. Dimana bikinnya? Di Pelindo, tempat perwakilan dari pelayaran. Saat tulisan ini dibuat, tidak semua pelayaran masih menerapkan sistem survey secara offline. Pelayaran besar yang sudah mempunyai sistem online dengan pelindo, tidak melayani pembuatan surat survey di lapangan.
Dokumen apa saja yang harus disiapkan? NPE : Yang sudah dilengkapi dengan Nama Eksportir, Nama Kapal dan Voyage, Pelabuhan Tujuan, Nomor Container.
Pembuatan Kartu Ekspor
Setelah respon NPE didapat, Surat Survey juga sudah selesai, proses selanjutnya adalah pembuatan Kartu Ekspor atau biasa disebut Kartu Kuning. Kenapa disebut kartu kuning? Karena dulu kertas copy kedua (yang dipegang oleh emkl) Kartu Ekspor berwana kuning, sekarang sih warnanya putih. Apa saja dokumen yang diperlukan ? NPE, PEB, DO, Surat Survey. Dimana bikinnya? Di Pelindo, sesuai dengan tempat sandar kapal.
Bagaimana proses pembuatan kartu Ekspor?
- Siapkan dokumen : NPE, PEB, DO, Surat Survey (kalo ada)
- Datang ke Pelindo, tempat sandar kapal (CY)
- Bayar biaya penumpukan (di tahun 2017 saat tulisan ini dibuat, biaya penumpukan 3 hari free).
- Kartu Ekspor keluar
Stacking di CY (Container Yard)
Bersamaan dengan proses stuffing yang telah selesai, maka armada Trailer yang sudah memuat container full cargo langsung menuju Pelabuhan Tanjung Priok. Tanpa dokumen yang sudah kita siapkan tadi, armada trailer tidak akan diperbolehkan memasuki wilayah pelabuhan. Jadi, dokumen NPE, PEB, Kartu Ekspor, Surat Survey (jika ada) kita berikan pada Driver Trailer untuk digunakan sebagai surat ijin memasuki kawasan pelabuhan.
Oleh petugas CY armada akan diarahkan sesuai dengan wilayah yang tertera pada kartu ekspor.
Submit Final SI dan VGM
Proses administrasi selanjutnya adalah pengiriman Final SI dan VGM kepada Pelayaran. SI adalah Sebuah surat perintah pengapalan yang dibuat oleh eksportir kepada perusahaan pengangkut. Final SI adalah surat perintah pengapalan termutakhir yang sudah dilengkapi dengan No. Container, Berat Kargo, No PEB.
VGM ( Verified Gross Mass ) adalah penghitungan berat kotor peti kemas yang terverifikasi. Dalam upaya meningkatkan perlindungan kargo dan kapal dalam kasus kecelakaan pada bulan Mei 2014 Maritim Safety Commitee memutuskan untuk melakukan perubahan terkait SOLAS (Safety Of Life At Sea) Convention (Chapter VI, part A, regulation 2) tentang (VGM). Di Indonesia sendiri VGM baru diberlakukan pada 1 Juli 2016. Peti kemas/Container ekspor yang memasuki wilayah CY tanpa disertai dengan Sertifikat VGM tidak akan diperbolehkan untuk memasuki kapal yang dituju.
